您或许忙得不可开交,但又感觉好像其实什么都没做好。或者您的待办事项清单极长,但您不太清楚应该先处理哪个项目。这听上去是不是很熟悉?

如何提升工作效率?并非只有您有这样的困扰,即便是经验丰富的专业人士也难以充分掌握时间管理策略。我们列出了一系列切实可行的工作建议,帮助您让生活变得更轻松,更好地处理手头的工作。

整理您的所有任务

如何提升效率?首先,整理出一份完整的待办事项清单,搞清楚您目前需要完成的所有任务。很多人发现,制定一份初始待办事项清单本身就能缓解紧张感,因为原本看似难以完成的大堆工作似乎并非全无可能。

在此阶段,您无需太过担心如何确定工作事项的优先顺序或设定截止日期,此时的重点在于集中整理您的所有待办事项。有很多时间管理工具和应用程序可助您一臂之力,例如Trello,或者您也可以用传统的纸笔或使用 Excel 电子表格。

尽可能设定硬性截止日期

可能清单上的有些任务没有固定的截止日期,面对繁杂的事项时我们如何提升效率?为了工作能够井然有序的进行,我们需要在投入工作前,先来确定事项的优先顺序,可以先尽可能给这些任务设定切实的截止日期。硬性截止日期对时间管理十分有效,因为这些日期通常无法因为其他突发任务而更改,您也无需猜测理应完成任务的时间,这样有助于提高工作效率。在记下所有硬性截止日期后,您就有了一个坚实的基础,可以据此确定其他“灰色区域”任务的优先顺序。

评估价值和投入

如何提升效率,让付出和收获成正比?减少时间投入,增加工作产出,是大幅提升效率的秘诀之一。浏览即将要开始的工作,明确哪些任务对您和公司而言最为重要。例如,一般而言,您应该先重点完成客户的工作,然后再解决内部业务问题。同样,工作流程中的环节越多,例如完成某项任务涉及的员工或步骤,它的重要性通常就越高。如果他人需要您先完成某项工作,然后才能开始他们的工作,那您可能就需要将那项任务排在首位,然后再完成其他任务。

此外,在提升工作效率的过程中,还需要考虑完成工作所需的投入。您可以先启动大任务,在间隙时间完成小任务,或者您也可以先完成小任务,然后再开始更繁重的工作,具体以您的高效工作习惯为准。关键是要找到适合自身工作方式的平衡点。

了解紧急事项与重要事项间的差异

如果您的工作内容关乎很多人的工作进度,那就很难同时处理多种利益冲突,尤其是当大家都显得极为紧急的时候。面对这种个情况,我们应该如何提升效率?为了在提升效率的同时不忽略要求或错过截止日期,您理应自己判断哪些事真的很重要,哪些事可以延后。需要完成以避免负面后果(例如令客户感到失望或损失销量)的工作总是应该排在首位。

学会灵活应变是提升效率的关键,知道应在何时拒绝或寻求帮助

意料之外的突发任务在所难免,这些都会影响到您的工作效率。切记,您的待办事项清单可能处于进展中的状态,当优先顺序发生变化时,您需要更改任务顺序。如果您发现手头的任务再次变得过多,完全可以移除清单上的次要任务,或者向有空闲的同事寻求帮助。

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