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主页>职场建议>管理团队的方法和技巧>员工发展>关于提高远程团队管理效率的6个技巧

关于提高远程团队管理效率的6个技巧

作者 Marcus Sandmann
-
01/12/2014
6 tips on managing remote teams more effectively

过去8年里,我一直在亚洲从事团队管理工作,我是承认远程团队管理并非易事的第一人。原因何在?因为远程团队接触不到我们认为理所当然的日常交流。

一周开始的时候,大家可能对项目都非常清楚,但到了周五,在经过反复澄清、讨论、修改、揉合之后,项目可能完全变了模样。由于无法接触到这些对话,所以,远程团队成员可能要比所有其他人慢五步,这并不令人奇怪。我们先入为主地认为,他们进度相同,但现实中,他们已经落后,也被剥夺了创造价值的机会。

在我的职业生涯中,我发现,有效管理远程团队的秘诀非常简单:遇到疑问,一定要沟通!下面是我在与海外团队保持有效沟通的过程中,付诸实践的6点想法。

每天总结

每天结束时,会由团队中的一名成员围绕重点项目总结讨论要点。如果我们讨论了流程、问题、顾虑,或者在当天做了任何决定,我们会把相关信息记录下来,归档,并发送给远程团队成员。

这样就不会因翻译而丢失任何信息。

到目前为止,我已经在我的团队中坚持这样做了12个星期,效果非常好。远程团队成员感到归属感得到了增强,了解的信息也更多了;与以前相比,我可以更早地结束项目,且错误也少了。

给出明确的目标、任务和期限

众所周知,角色模糊会扼杀敬业精神。我最不愿看到的是,远程团队成员感到自己与其他成员相隔离,消极怠工。必须让他们明确知道我希望他们在下个月/下个季度实现的目标,使他们觉得拥有必要的权力、独立性和控制力。

在例行交班会上,我们会在口头上就任务、关键绩效指标、短期和长期里程碑达成一致;把这些东西记录在案;然后经常提到这些。定期检查他们的执行情况至关重要,对那些羞于/不情愿提出问题的人来说,尤其如此。在我实施的所有沟通策略中,我发现这条最有效。

公开表彰他们的工作

远程团队通常无法得到这里司空见惯的口头表扬“干得不错!”我努力定期公开表彰他们的贡献,比如在团队会议中或团队邮件中。这样有助于他们觉得自己的努力得到了认可和重视,并能让他们获得团队归属感。

有时候,我不会等到“大”场合才表彰他们。可能非常简单,比如,告诉他们邮件写得很好,感谢他们主动完成任务,如此等等,不一而足。

最近,亚洲团队的一个成员在一次电话会议中展示了一些信息。我专门给他们发了一封邮件,告诉他们在会议上的表现非常棒,并举了一个具体的例子:“我很欣赏你在会上处理问题的方式。”随后,在下一次的团队会议中,我专门给他们安排了几分钟时间,让他们谈谈他们的建议,说说他们的感受。

在远程管理人员方面,看不到并不意味着想不到。只要我们能主动与他们沟通并把他们视为团队的一员,结果必能出现双赢的局面。

让他们参与团队建设/庆祝活动

我发现,一起参加欢庆活动,留下共同的记忆,这是团结远程团队和本地团队最好的方法之一。这里举个例子:去年,我的团队完成了一个大型的全球项目,我得到了一笔预算,可以安排他们吃顿午饭,以示庆祝。

但是我们并没有那样做,相反,我们在悉尼买了一个蛋糕,并通过远程会议的方式组织了一次团队庆功会。在接通新加坡的过程中,他们听到了敲门声,并收到了惊喜,一个属于他们自己的蛋糕(这是我通过办公室行政经理安排的)。

作为一个团队,我们所有人都从这场蛋糕庆功会中获得了很多乐趣;新加坡团队至今仍对这份记忆津津乐道。节假日时,我们也是这样做的。无论是圣诞卡、情人节巧克力、排灯节灯笼还是中国新年红包,只要是这里有的,我们就会为远程团队作出同样的安排。虽然成本不高,但这些事在增强人们的归属感方面非常有效。

根据他们的时区安排会议

另有一个简单的考虑,如果手下管着国外的人员,根据他们的时区,把会议安排在方便的时间。除非发生重大危机,否则,我不会错过或调整与亚洲团队召开的会议。他们不在这里,不可能去了解会议不能如期举行的原因,所以,有必要履行承诺,证明我重视他们的时间,看重我们的交班会。

减慢会议议程的步伐

即使语言不是问题,电话会议也很困难。因为接收端的人很难听清楚,也很难插嘴,并且无法理解社交线索。要避免赶进度,这一点至关重要。远程团队需要有机会加入讨论并做出回应,因为我们看不到他们困惑的表情。需要让他们觉得有机会倾听和参与。对于每个讨论话题,我都会按以下方式进行组织:

“亚洲的伙伴们有问题吗?”

“澳大利亚的伙伴们有问题吗?”

“亚洲的伙伴们,在我们进入下一个讨论话题之前,你们还有什么要补充的吗?”

这样,远程团队就有充足的机会,来复述、澄清或解释事情。我们会记录会议要点,并把会议记录分发给大家,然后,通过私人电话的方式,确保他们能理解所有内容,使他们有机会私下把事情说清楚。这也意味着,作为一个经理,我要把所有重要通知和变更记录在案,以备后查。

在远程管理人员方面,看不到并不意味着想不到。只要我们能主动与他们沟通并把他们视为团队的一员,结果必能出现双赢的局面, 让他们感觉到自己是团队中敬业且受到重视的一员。

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