How to set realistic deadlines at work and meet them

周四下午2点:“没问题,我明晚之前给你。”

周五下午2点:“我在等财务给我提供一些信息,可能周一才能给你。”

周一下午4点:“很抱歉,我今早遇到点急事,必须得今天下午处理,我明天一定给你。”

周二上午11点:“目前我就做完这些。你看看这样开头是否可以,如果可以我这周尽量把剩下的部分给你。”

这场景是否似曾相识?无论你是接收者还是那个没能如期交付任务的人,这样的情况都很令人沮丧。

我们总想要令人满意、给人留下好印象,因而常常设定不合理的最后期限。但是,如果我们对完成任务所需的时间更坦诚,其实会获得更多尊重。The Muse表明,如果你是个可靠的人,需要帮助时也能主动开口求助,那么工作中人们就会更尊重你。

学会设定你能满足的最后期限

只要你合理估计完成一项任务所需的实际时间,你就每次都能按时完成任务。

考虑以下几方面:

  • 是否有其他急需优先完成的事情?
  • 我是否需要依靠别人才能完成任务?(即,分析师给的统计、财务给的预算信息、高层管理的许可)我需要的这些资料多久才能拿到?
  • 团队里有没有能提供帮助的人?或者他们能不能把其他环节的工作做了,让你专心处理这个任务?
  • 是否已经告知所有相关人员完成任务所需的所有步骤?
  • 基于对团队/主管/工作的了解,有多大可能会被要求同时完成其他计划外的任务?
  • 我以前设定的最后期限是否过于紧迫?我从中吸取了什么教训?

一旦你问过自己上述问题并考虑了所有可能延误工作的因素,你就能更好地估计最后期限。

如果要为更大的项目设定最后期限,那就每周修改一次时间表,如有任何变动,及时告知所有相关方。

如何实现

只要你分配好时间,就绝对能按时完成任务。如果不提前计划,你一定会发现更难按时完成任务。列出必须完成的步骤,按顺序排列。听起来老生常谈,但是你真正做到了吗?

不要拖延!蒂姆·厄本(Tim Urban)说,我们拖延的原因是我们想活在当下,享受现状——正如“及时行乐的猴子”一样。他指出,我们及时行乐的需求常常战胜了大脑的理性,导致最后时刻惊慌失措。

寻求帮助并不会让人看轻你。如果你着手工作后很快发现不能按时完成任务,那就告诉别人,让他们知道你决心要按时完成任务,但是如果有人能帮忙的话会更加现实。你甚至可以计划哪些工作要委托给别人,哪些你可以自己完成——你的主管可能不了解完成任务需要多少个步骤,所以你要尽可能让他知道。

如果你确实没能按照自己设定或承诺的最后期限完成任务,不要找借口,而要拿出你认为最佳的解决办法。你什么时候保证能做完?你需要什么帮助来加速完工?你获得什么经验和教训?下次你会注意些什么?

摘要

在你估计任务完成时间之前,一定要确保已经充分考虑了完成任务的所有步骤和可能影响完成日期的外在因素。

考虑清楚后,记住下面这三个秘诀:

1. 有条有理——提前计划,制定步骤清晰的计划;

2. 杜绝拖延——如果从一开始就有条有理,便能避免拖延,同时也可以试着排除其他可能阻碍计划实施的干扰;

3. 如果最后期限不可更改,那就寻求帮助——除非你是超人,否则无法完成就是无法完成。

无论何时,都要对所有利益相关者保持绝对坦诚。

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